Das iPhone im Geschäftseinsatz

Das iPhone bietet eine Reihe von nützlichen Features, so dass man dieses immer häufiger als Business Tool einsetzen kann.

Schon jetzt nutzen etwa zwei Drittel der iPhone Besitzer ihr iPhone für berufliche Aufgaben. Hierzu zählen nicht nur die Geschäftstelefonate sondern natürlich auch die Abfrage von geschäftlichen E-Mails.
Doch nicht nur für die Nutzer der iPhones bieten sich hier ungeahnte Möglichkeiten sondern auch für Unternehmen ist dies eine größere Chance, um mit maßgeschneiderten Unternehmensanwendungen die Geschäftsprozesse zu mobilisieren und sich so das iPhone im Geschäftseinsatz zunutze zu machen.

Iphone für mobiles Arbeiten
Iphone für mobiles Arbeiten

Intelligente Arbeit an jedem Ort

Eine Bewältigung der täglichen Arbeit ist ohne den Einsatz von E-Mails heute kaum möglich. Entgegen Privatnutzern benötigen sowohl kleine Unternehmen als auch mittlere und große Unternehmen sowie auch Selbstständige und Freiberufler häufig einen eigenen Mail-Server.

Mit diesem haben sie nicht nur die wichtigsten Kommunikationswege unter Kontrolle sondern man kann mit diesen auch die E-Mails verwalten, kontrollieren und betreuen.

Dies ist möglich mit einem eigenen Exchange Server der Firma Microsoft. Die Versionen der Exchange Server ändern sich natürlich im steigenden geschäftlichen Wandel (derzeit Version 2013) und der Server stellt nicht nur Ansprüche an die Hardware und die Software sondern darüber hinaus auch an die Verwaltung und die Betreuung.

Die professionelle E-Mail-Software wird immer komplexer, um die vielfältigen Aufgaben, die an sie gestellt werden, erfüllen zu können. Ohne professionelles und geschultes Personal ist ein Einsatz dieser und ihr sicherer Betrieb häufig nicht mehr möglich. Entweder setzt man auf eigene zertifizierte Mitarbeiter, oder man wendet sich an einen IT-Dienstleister aus der Region. Solch eine Firma hilft immer gerne und ist sogar meist günstiger als eigenes Personal.

Bei Serverfehlern braucht man Support
Bei Serverfehlern braucht man Support

Nutzen des Exchange Servers

Gerade große Unternehmen bedienen sich schon seit vielen Jahren der Exchange Server. Große Unternehmen verfügen jedoch auch über ein eigenes Rechenzentrum und die geeignete Infrastruktur, um ihre Daten zu sichern. Gerade wegen der Datensicherheit ist die Sicherung von Kundendaten besonders wichtig geworden und eine volle Kontrolle über die gesamte E-Mail-Infrastruktur ist für jedes Unternehmen unerlässlich geworden. Hier wird auch auf ein professionelles Monitoring gesetzt.

Mit dem Exchange Server können Kalenderinformationen und Kontaktinformationen auf einfache Art und Weise synchronisiert werden. Zudem kann mit mobilen Endgeräten, wie dem iPhone, ausgezeichnet und mit der vollen Sicherheit auf diesen zugegriffen werden, so beschreibt es auch Apple auf der Homepage, es muss nur gut konfiguriert sein und eingerichtet.

Funktion eines Exchange Servers

Der Exchange Server befindet sich im Rechenzentrum des IT-Sevice-Anbieters und somit befinden sich auch die Daten der Nutzer sowie ihre Postfächer auf diesem

Rechner. Besonders deutlich werden die Unterschiede zwischen einem Exchange Postfach und einem anderen Postfach dann, wenn der Anwender Outlook oder OWA einsetzt. Gerade hier werden die Vorteile eines Exchange Servers besonders gut wirksam.
Die Anwender können unter anderem auf einen flexiblen Einsatz eines Kalenders setzen, welcher sich auch auf mobilen Endgeräten, wie dem iPhone, synchronisieren lässt. Darüber hinaus kann der Anwender auch einen gemeinsamen Gruppenkalender nutzen als auch verwaltete Kalender. Vorteilhaft ist dies vor allem bei Teamarbeiten.

So stehen dem Anwender die synchronisierten Aufgaben jederzeit auf seinem iPhone oder über jeden anderen Browser über das Internet zu jeder Zeit zur Verfügung.

Die Einrichtung des iPhone sollte korrekt sein, ist aber recht einfach:

Der Exchange Server sorgt ebenso dafür, das neue berufliche E-Mails direkt auf das iPhone des jeweiligen Nutzers gesendet werden. Dies ist möglich, wenn der Exchange Server mit Outlook oder OWA verbunden wird. Auch hier ist eine sichere Verbindung zwischen dem Server und dem Client unerlässlich.

Auswahl des richtigen Servers

Server im Rechenzentrum
Setzen Sie für Ihren Exchange auf einen leistungsfähigen Server – sonst ist alles immer langsam.

Möchte man auf Exchange Lösungen wechseln, so ist die Auswahl der erhältlichen Server und Angebote recht schwierig.

Hier kann man sich natürlich auf den Webseiten der einzelnen IT-Dienstleister umfassend informieren. Daneben hat man auch die Möglichkeit, bei den Providern ganz gezielt nachzufragen, ob dessen Angebote auch den eigenen Ansprüchen entspricht und gerecht wird.

Doch die Angebote verändern sich auch schnell und es kommen immer wieder neue Anwendungen und Features auf den Markt, was die Auswahl des richtigen Servers noch mehr erschwert.

Entscheidend bei der Auswahl sind verschiedene Faktoren

Hierzu gehören die Größe des Postfaches, die Größe der erlaubten Anhänge als auch die Flexibilität des Anbieters. Entscheidend bei der Auswahl ist aber auch das Anbieten einer ActiveSync-Unterstützung für Push-Nachrichten, um das iPhone mit dem Server verbinden zu können.
So bieten die modernen Messaginglösungen eine flexible Bereitstellung, den benötigten Schutz sowie auch die Kontrolle aller Informationen und somit auch mehr Unterstützung für alle Mitarbeiter eines Unternehmens.

Die Computer und Server eines Unternehmens müssen daher eine wertvolle Stütze sein, welche zuverlässig arbeiten. Dies erfordert ein hohes Maß an KnowHow, an umfangreichen Kenntnissen und somit auch an Zeit. Jedes Unternehmen muss sich jedoch auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und somit fehlen häufig nicht nur die Kenntnisse sondern vor allem auch die Zeit, für die Installation, die Konfiguration sowie für die Wartung. Hier bietet sich die Möglichkeit, einen externen IT-Dienstleister mit diesen Aufgaben zu betrauen, wie die Firma hagel IT-Services aus Hamburg.

Vorteile der Zusammenarbeit mit einer IT-Firma

Die Vorteile der Zusammenarbeit mit einem IT-System-Experten liegen dabei klar auf der Hand. Sie bieten nicht nur einen schnellen Service vor Ort sondern sie stehen auch für hohe Qualitätsansprüche und ein hohes Serviceverständnis. Zudem stellen die IT-Experten dem Unternehmen einen festen IT-Systemadministrator an die Seite, welcher sich um alle Anliegen im Unternehmen kümmert. Diese Experten sind jedoch schwer zu finden, wie ein Artikel in der Süddeutschen Zeitung (hier) belegt.

EDV-Notfall
Bei einem Notfall schnell vor Ort: der IT-Dienstleister aus Ihrer Region.

Auch ist dieser in Notfällen rund um die Uhr, an sieben Tagen in der Woche erreichbar. Natürlich weisen sich die IT-Systemadministratoren durch entsprechende technische Zertifikate aus sowie natürlich auch durch ein einwandfreies Führungszeugnis, durch eine hohe Flexibilität, durch eine hohe Kommunikationsstärke und sie bilden sich auch ständig weiter, um den wachsenden Anforderungen immer gerecht zu werden.

Exchange Server Hosting

Der Server Microsoft Exchange ist die Antwort auf die Frage, wenn es sich um Mail-Lösungen handelt. Das Problem ist, dass dieser nicht nur recht komplex, sondern darüber hinaus sehr kostspielig ist. Besonders kleine Firmen weigern sich deshalb, den Server einzusetzen. Eine Alternative gibt es: Hosted Exchange – Exchange aus der Cloud.

Die Probleme mit Exchange Servern

Jede Firma, jeder Freiberufler sowie Selbstständige benötigt heute für seine Arbeit E-Mail. “Ein-Personen-Firmen” kommen zwar sicherlich noch mit dem E-Mail-Angeboten der Provider-Giganten zurecht, doch schon kleine Firmen sehen hierin ein großes Problem und stellen sich schnell die Frage nach einem eigenen Mail-Software. Auf diese Weise eröffnet sich den Firmen die Möglichkeit, Kommunikationswege eigens zu betreuen, zu kontrollieren und zu verwalten. Aus diesem Grund wurde von vielen kleinen Firmen ein eigener Exchange-Server angeschafft. Bedauerlicherweise ist Technik außerordentlich schnelllebig, so dass sich die Versionen in kurzer Zeit ändern. Mit der Zeit werden diese professionellen Softwares stets komplexer, so dass Profis vor Ort angeheuert werden müssen, die sich die Firmen meist nicht leisten können. Sie müssen sich nun die Frage stellen, ob sich Kosten- und Zeitaufwand für die neue Exchange Software lohnen.

Emails aus der Wolke - die Exchange-Cloud
Emails aus der Wolke – die Exchange-Cloud

Exchange online als Alternative für kleine Firmen und Selbstständige

Große Firmen oder solche mit vertraulichen Daten (z.B. Krankenhäuser) betreiben ihre E-Mail-Kommunikation intern. Sie installieren einen eigenen Exchange-Softwares auf eigener Hardware.
Auch Selbstständige bzw. kleine Firmen wollen ihre Daten nicht nur gespeichert, sondern auch gesichert in einem deutschen Rechenzentrum wissen. Diese Anforderung ist bei fast allen Providern berücksichtigt. Die kleinen Unternehmen verfügen außerdem oftmals nicht über die Zeit, wichtige Patches und Updates zeitnah einzuspielen und daneben den Betrieb der Exchange-Software aufrechtzuerhalten. Bei der Hosting-Version werden diese Aufgaben vom Fachpersonal des Providers übernommen.

Gutes IT Personal
Sie brauchen Experten, um ein Cloud-System wie einen Hosted Exchange zu warten.

Funktionsweise und Vorteile eines Hosted Exchange-Servers
Beim Server Hosting werden die Daten bzw. Postfächer des Nutzers auf einem Rechner im Rechenzentrum des Providers. Es handelt sich hierbei um eine typische Cloud-Lösung. Die Vorteile eines Exchange-Postfachs zu einem Standard-E-Mail-Postfach sind u.a. der flexible Einsatz eines Online-Kalenders oder die Verbindung mit Ihrem SmartPhone bzw. Tablet. Sie bekommen alle Nachrichten direkt auf Ihr mobiles Endgerät.
Diese Funktionen werden durch die Art und Weise der Verbindung im Browser von Exchange-Software und Outlook bzw OWA-Client begünstigt. Zwar werden auch Standards wie POP3,IMAP4 oder SMTP durch die Exchange-Software unterstützt, doch um die o.g. Features zu liefern, müssen Remote Procedure Calls (RPC) Server sowie Client verbinden.
Für eine sichere Kommunikation sorgt RPC-over HTTPs, weshalb bei der Internetkommunikation kein VPN-Tunnel (Virtual Private Network)notwendig ist.

Spam-Emails können große Schäden anrichten

Viren, Trojaner und Spams sind immer noch ein weit verbreitetes Problem. Einmal einen falschen Anhang einer E-Mail geöffnet und ein Angriff auf Ihren Server ist möglich. Schützen Sie sich im Vorfeld ausreichend vor derartigen Attacken auf Ihre persönlichen Daten. Geben Sie am besten nur Ihre primäre E-Mail-Adresse an Personen weiter, die Ihnen bekannt sind. Machen Sie Ihre E-Mail-Adresse nicht öffentlich in Internetverzeichnissen, sozialen Netzwerken oder auf Stellesuche-Webseiten. Auch auf der eigenen Homepage sollte Ihre primäre E-Mail-Adresse nicht jedem zugänglich gemacht werden. Für Webtransaktionen können Sie sich eine eigene E-Mail-Adresse erstellen. Sollte diese E-Mail-Adresse mit zu viel Spam beladen werden, erstellen Sie einfach eine neue. Vorteilhaft sind E-Mail-Adressen, die schwer zu erraten sind, oder mit vielen Zahlen und Zeichen. So schützen Sie Ihren Server vor unliebsamen Angriffen.

Server vor Angriffen schützen
Server vor Angriffen schützen

Die Flut der Spam E-Mails nimmt zu

Microsoft Untersuchungen zeigen, das täglich circa 3,8 Milliarden Spam-Nachrichten an Hotmail-Adressen gesendet werden. Durch die Absender-ID-Technologie können täglich ungefähr 20 Millionen dieser Nachrichten von Posteingängen ferngehalten werden. Diese Absender-ID ist in der Lage, eingehende E-Mails zu authentifizieren und stellt somit sicher, dass diese auch wirklich vom angegebenen Absender gesendet wurde. Alle Nachrichten, die von der Absender-ID authentifiziert wurden, gelten in der Regel nicht als Spam. Einen großen Schutz durch die Absender-ID geniessen Sie bereits bei MSN Hotmail, Windows Live Hotmail, Microsoft Exchange Server und Microsoft Office Live Mail.

DMARC authentifiziert alle E-Mails

Email Provider

Inzwischen haben sich 15 große Mail-Provider wie zum Beispiel Microsoft, Google und Yahoo zu einer Arbeitsgruppe zusammengeschlossen, die DMARC.org. Sie hat sich das Ziel gesetzt, Maßnahmen zur Eindämmung von Spam, Phishing und anderen Arten des E-Mails-Missbrauchs gemeinsam zu entwickeln. Die DMARC schützt bereits heute ungefähr 60 Prozent aller E-Mail-Postfächer von Verbrauchern. Durch die Anwendung von DMARC verzeichnete Outlook.com einen Rückgang von 50 Prozent der Phishing Mails. Ohne die DMARC gibt es keinerlei Transparenz, da der Provider keine Kenntnisse darüber erhält, dass es Authentifizierungsprobleme gibt. Er bekommt vom Empfänger kein Feedback darüber und kann daher nicht festlegen, wie mit diesen E-Mails zu verfahren ist. Hat er eine ausreichende Kenntnis, kann er die Weiterleitung verhindern und sie in eine Quarantäne umleiten. Somit wäre Ihr Server optimal geschützt.

Das Einrichten eines Servers geht im Grunde genommen fast von selbst

Um einen Microsoft Exchange einrichten zu können, ist es am Besten, sich gleich an einen IT-Berater zu wenden. Dieser weiß nämlich sofort, was zu tun ist. Gerade wenn es um Microsoft geht, ist es wichtig, die richtigen Maßnahmen von Anfang an zu treffen. Wenn aber kein Fachmann zur Verfügung steht, ist es immer besser, nach einer Anleitung zu arbeiten. Diese kann online kostenlos runtergeladen werden.

Server

Server sind heute nicht mehr wegzudenken

Sie werden heute immer mehr benötigt. Sei es wegen der Clouds, welche einen einfacheren Umgang garantieren, oder aus geschäftlichen Gründen, mit einem Server geht alles viel leichter und vor allem auch sicherer. In der Regel lässt sich solch ein Microsoft Exchange aber auch vollkommen automatisch einrichten. Alles was dafür benötigt wird, ist ein Office Programm. So kann es sinnvoll sein, sich mit Outlook auseinanderzusetzen. Hierbei werden nämliche viele verschiedene Kontotypen unterstützt.

Microsoft Exchange, einer der bekanntesten Server

Und bei dem Begriff Microsoft Exchange handelt es sich lediglich um den am meist verwendeten Kontotypen. Manchmal müssen sogar einfach nur Befehle in die Befehlszeile vom Betriebssystem eingegeben werden, um diesen Effekt zu erzielen. Um alles installieren zu können, übernimmt Outlook im Grunde genommen alles, was dazu notwendig ist. Sollte dies mal nicht der Fall sein, müssen manuelle Maßnahmen greifen. Outlook gibt hierbei auf der eigenen Seite ausführlich Informationen, wie das mit dem einrichten funktioniert. Demnach können selbst Anfänger Schritt für Schritt den neuen Windowsserver einrichten. Es kostet einen nicht viel zeitlichen Aufwand und kann zudem auch viel Geld sparen, wenn es kein Fachmann machen muss.